Tietosuojaseloste

Honkio Oy (Y-tunnus 2972067-2)
Helsinki, Suomi
Sähköposti: tietosuoja@honkio.com

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: tietosuojavastaava, tavoitettavissa yllä olevasta osoitteesta.

Sopparit.net -sopimustenhallintapalvelun käyttäjä- ja sopimusrekisteri.

Käsittelyn tarkoituksena on tarjota käyttäjille sopimusten laadinta-, kommentointi-, säilytys- ja sähköisen allekirjoituksen palveluita sekä hoitaa palveluun liittyvä asiakassuhde, laskutus ja viestintä.

• Sopimus (GDPR 6 art. 1 b): palvelun tuottaminen rekisteröidyn ja Honkio Oy:n välisen käyttöehtosopimuksen perusteella.
• Lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c): kirjanpito, verotus ja kuluttajansuojalainsäädäntö.
• Oikeutettu etu (6 art. 1 f): palvelun tietoturva, väärinkäytösten estäminen ja palvelun kehittäminen.
• Suostumus (6 art. 1 a): markkinointiviestit ja muu vapaaehtoinen viestintä.

Tilitiedot (Honkio-ID): etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, salasanan tiiviste, profiilikuva (vapaaehtoinen), sähköpostin ja puhelimen vahvistustilat.

Merchant-kohtaiset tiedot: organisaatiossa käytetty kieli ja aikavyöhyke, osoite, IBAN/BIC laskutusta varten, käyttäjäkohtaiset preferenssit.

Sopimusdata: käyttäjän laatimat ja tallentamat sopimusluonnokset, kommentit, versiot ja metatiedot (osapuolet, päivämäärät, status, riskiarvio).

Vahva tunnistautuminen (Telia Tunnistus): tunnistautumisajankohta, tunnistusvälineen tyyppi, tunnistustaso (LOA), Telialta saatu tunnisteviite. Henkilö- ja sosiaaliturvatunnusta ei tallenneta meidän järjestelmiin sellaisenaan; vain auth-palvelun palauttama vahvistustulos säilytetään.

Laskutus- ja maksutiedot: tilauksen tyyppi, veloitukset, kuitit, Stripe-viitteet. Maksukortin tietoja ei säilytetä Sopparit.net:n järjestelmissä — niitä käsittelee Stripe Payments Europe.

Teknisistä lähteistä: palvelimen lokeihin tallentuvat IP-osoite, selaintyyppi, käyttöajat ja tapahtumakirjaukset tietoturva- ja diagnostiikkatarkoituksiin.

• Rekisteröidyltä itseltään (rekisteröityminen, profiilin täydennys, sopimusten laadinta).
• Vahvan sähköisen tunnistautumisen palveluntarjoajalta (Telia Finland Oyj).
• Maksunvälittäjältä (Stripe Payments Europe).
• Toiselta käyttäjältä silloin, kun hän kutsuu sinut sopimuksen osapuoleksi tai tarkastajaksi.

Henkilötietoja luovutetaan vain palvelun toiminnan edellyttämissä tilanteissa seuraaville vastaanottajaryhmille:

• Sopimusten muut osapuolet ja heidän kutsumansa neuvonantajat — vain niiden sopimusten osalta, joihin heidät on lisätty.
• Telia Finland Oyj — vahvan sähköisen tunnistautumisen ja allekirjoituksen toteuttaminen.
• Stripe Payments Europe Limited — maksunvälitys.
• Sähköpostin lähetyspalvelu — järjestelmäviestien välitys.
• Viranomaiset — kun siihen on lakiin perustuva velvoite.

Emme myy tai vuokraa henkilötietoja kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin.

Tietoja säilytetään pääsääntöisesti Suomessa (Helsinki/Hamina). Käytämme tarvittaessa EU/ETA-alueella sijaitsevia alihankkijoita. Jos jonkin yksittäisen alihankkijan (esim. tekoälypalvelut) osalta tietoja käsitellään EU/ETA-alueen ulkopuolella, siirto tehdään Euroopan komission hyväksymien vakiosopimuslausekkeiden nojalla ja vain palvelun toiminnan edellyttämässä määrin.

Sopparit.net hyödyntää tekoälymalleja sopimusten laadinnan, riskiarvion ja yhteenvetojen tuottamiseen. Sopimussisältöä käytetään vain pyydetyn tehtävän suorittamiseen. Käyttäjien sopimusdataa ei käytetä tekoälymallien koulutukseen.

• Käyttäjätili: niin kauan kuin tili on aktiivinen. Tilin poistopyynnön jälkeen tiedot poistetaan 30 päivän kuluessa, ellei laki edellytä pidempää säilytystä.
• Allekirjoitetut sopimukset: käyttäjän niin halutessa pysyvästi, kunnes käyttäjä poistaa ne tai pyytää tilinsä poistoa.
• Laskutus- ja kirjanpitoaineisto: 6 vuotta kirjanpitolain (1336/1997) mukaisesti.
• Vahvan tunnistautumisen tapahtumalokit: 5 vuotta tunnistuslain (617/2009) mukaisesti.
• Tekniset lokit: 12 kuukautta.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti sinulla on oikeus:

• saada pääsy itseäsi koskeviin tietoihin (15 art.);
• pyytää virheellisten tietojen oikaisua (16 art.);
• pyytää tietojen poistamista (17 art., ”oikeus tulla unohdetuksi”);
• rajoittaa käsittelyä (18 art.);
• saada tietosi siirrettävässä muodossa (20 art.);
• vastustaa käsittelyä (21 art.);
• peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa (7 art.);
• tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).

Pyynnöt osoitetaan osoitteeseen tietosuoja@honkio.com. Vastaamme pyyntöön kuukauden kuluessa.

Henkilötiedot suojataan teknisin ja organisatorisin toimenpitein: pääsyoikeudet rajataan rooleilla, tietoliikenne salataan TLS:llä, salasanat tallennetaan vain tiivistemuodossa ja palvelimet sijaitsevat valvotuissa konesaleissa Suomessa. Tietoturvapoikkeamat raportoidaan tietosuojavaltuutetulle ja tarvittaessa rekisteröidyille 72 tunnin kuluessa havaitsemisesta.

Käytämme palvelun toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä (mm. kirjautumistunniste, istuntotila). Emme käytä mainonnan kohdentamiseen liittyviä kolmannen osapuolen seurantaevästeitä. Erillinen evästeseloste julkaistaan, jos käytössä otetaan analytiikka- tai markkinointievästeitä.

Tämä seloste päivitetään, kun palvelun toiminnoissa tai tietojenkäsittelyssä tapahtuu muutoksia. Merkittävistä muutoksista ilmoitetaan rekisteröidyille sähköpostitse ja palvelussa ennen muutosten voimaantuloa.

Tämän selosteen aiemmat versiot ovat saatavilla pyynnöstä osoitteesta tietosuoja@honkio.com.